SECRÉTAIRE DE DIRECTION – Douala
Faya Hotel
Akwa, Douala, Littoral, Cameroon
·01 Nov. 2023
·Non spécifié
·Secrétaire - Assistant(e)
·Assistant(e) de direction
- Préparer, coordonner, organiser l’ensemble les activités administratives de la direction générale ;
- Assister la direction afin d’optimiser la gestion de son activité (planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...) ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Prendre éventuellement en charge le suivi complet de dossiers d’évènements spécifiques.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Recevoir et filtrer les communications téléphoniques ;
- Assurer l’interface entre les responsables de services et leurs interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer l’agenda de la direction, préparer les réunions et les déplacements de la direction;
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet…) ;
- Réception et traitement des courriers arrivés et départ, des dossiers et des documents ;
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.);
- Réaliser la gestion administrative des contrats conclus avec les clients ;
- Classement et archivage physique et numérique des documents (courriers, note de service, compte rendus …) ;
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus des réunions hebdomadaires ;
- Traitement et mise en forme des documents, notes de services, notes d’informations…);
- Planification et préparation des réunions ;
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la directrice (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
- Réceptionner et trier le courrier pour présenter à la directrice que les informations essentielles ;
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, …).
- Avoir au minimum BTS Assistant de Manager ;
- Etre parfaitement bilingue ;
- Maitrise des outils de bureautiques ;
- Maitrise des techniques de gestion administrative ;
- Maitrise des normes rédactionnelles des documents administratifs, connaissance en sténographie ;
- Maitrise des méthodes de classement et d'archivage ;
- Connaissance des modalités d'accueil ;
- Maitrise des techniques de prise de notes et de numérisation ;
- Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs ;
- Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres).
» Curriculum Vitae
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