Objectif global :
Sous la responsabilité directe de l’Adjoint(e) au Coordinateur
Logistique, l’Assistant(e) logisticien(ne) base capitale participe à la
mise en œuvre des activités logistiques de la base afin de mettre à
disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes que
Première Urgence Internationale développe dans les Régions de l’ouest et
de l’Extrême Nord au Cameroun.
Responsabilités et champs d’actions
1. contribuer à la gestion de la sécurité de la base
2. assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
3. assurer les aménagements et l’entretien des bâtiments de la base
4. assurer la gestion des équipements de la base
5. contribuer aux approvisionnements
6. assurer la gestion quotidienne et administrative du parc véhicule de la base
7. Assurer la gestion des déplacements inter bases
8. participer à la gestion du parc informatique de la base
9. participer au reporting et à la représentation interne de la base
Objectifs spécifiques et activités associée
Il/(Elle) participe à mettre en place et fait respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur la base.
Il/(Elle) participe à la collecte et la transmission des informations sécuritaires sur la base.
Il/(Elle) s’assure à ce que les bâtiments de la zone de couverture de
la base soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de
l’organisation.
Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du respect des procédures
de sécurité sur la zone de couverture de sa base et le cas échéant
alerte son supérieur hiérarchique.
Il/(Elle) rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité de sa base.
Il/(Elle) organise une réunion mensuelle avec le personnel sous sa
responsabilité hiérarchique, réalise un compte-rendu et le rapporte à
son supérieur hiérarchique.
Il/(Elle) assure la gestion administrative du personnel sous sa
responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration et
son supérieur.
Il/(Elle) réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique.
Il/(Elle) assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique.
Il/(Elle) assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation.
Il/(Elle) effectue des visites de contrôle régulières dans l’ensemble
des bâtiments de la base afin d’identifier les éventuelles réparations,
maintenances ou aménagements à effectuer.
Il/(Elle) supervise ou réalise l’ensemble des travaux de réparation, de maintenance ou d’aménagement de la base.
Il/(Elle) supervise les travailleurs journaliers et les prestataires contractés pour réaliser des travaux sur la base.
Il/(Elle) supervise l’entretien et les réparations des équipements domestiques de la base.
Il(Elle) participe aux choix techniques des équipements logistiques de la base.
Il(Elle) assure la gestion quotidienne et administrative des équipements de la base.
Il/(Elle) participe à l’installation des équipements de la base,
s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la
conduite des réparations nécessaires.
Il/(Elle) participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs.
Il/(Elle) s’assure que les charges fixes de la base soient payées dans les temps impartis.
Il/(Elle) monte les dossiers d’achats de la base conformément aux procédures de l’ONG.
Il/(Elle) négocie les prix des achats effectués sur sa base.
Il/(Elle) respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation.
Il/(Elle) justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation.
Il/(Elle) envoie tout matériel destiné aux autres bases dans les temps et avec la documentation nécessaire.
Il/(Elle) tient le stock de sa base conformément aux procédures de l’ONG.
Il/(Elle) maintien au seuil minimum de stock afin de ne pas tomber en rupture.
Il/(Elle) assure les réservations des véhicules de location conformément aux demandes des utilisateurs.
Il/(Elle) assure le suivi quotidien des déplacements des véhicules de la base.
Il/(Elle) s’assure que tous les véhicules sont pourvus des
équipements et de la documentation nécessaire avant tout déplacement
(checklist).
Il/(Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
Il/(Elle) assure la gestion administrative du parc véhicule de la
base notamment de leur documentation en collaboration avec son supérieur
hiérarchique.
Il/(Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à
l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions
particulières, équipements de sécurité…).
Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du remplissage des outils
de suivi des déplacements, de gestion du carburant et de maintenance
(log books).
Il/Elle contrôle la consommation des véhicules de la base et procède
si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures
d’utilisation.
Il/Elle produit le rapport transport à la fin de chaque mois
Il/Elle veille à ce que le personnel se conforme à la politique et à la procédure des mouvements et des réservations.
Il/Elle reçoit et traite les demandes de voyage en voiture, train et par avion.
Il/Elle représente/participe aux briefing/réunions demandés par UNHAS.
Il/Elle gère les réservations UNHAS en ligne et réserve/achète les
billets de train pour les voyages officiels du personnel et en fait le
suivi jusqu’à l’obtention des billets et transmission au staff
voyageant.
Il/Elle achète les billets d’Avion Camair-Co sur la base des fiches de déplacement valide.
Il/Elle organise le transport pour l’accueil des voyageurs arrivant / partant de la coordination à l’aéroport ou la gare.
Il/Elle assure l’affectation de chambre à la guest-house pour les
expatriés et collègues en mission à la coordination et suit la rotation.
Il/Elle prévient le personnel de maison de tout arrivé et départ.
Il/Elle effectue les réservations d’hôtel pour le personnel de
passage au niveau de la coordination et effectue le check des factures
transmises avant paiement par la finance.
Il/(Elle) s’assure que tout utilisateur de la base ait le matériel informatique nécessaire et en bon état.
Il/(Elle) veille à ce que les équipements informatiques fonctionnent correctement et soient nettoyés régulièrement.
Il/(Elle) veille à ce que les utilisateurs de la base sauvegardent leurs données.
Il/(Elle) détecte les problèmes informatiques et veille à les résoudre par lui-même ou un prestataire.
Il/(Elle) veille à ce que le réseau internet fonctionne correctement. Le cas échéant, trouve des solutions.
Il/(Elle) s’assure que les ordinateurs aient des antivirus à jour.
Il/(Elle) supervise la gestion des modems et leur dispatching.
Il/(Elle) participe au reporting interne de la base.
Il/(Elle) assure l’archivage des documents logistiques de la base sous la supervision de son supérieur hiérarchique.
Il/(Elle) assure le reporting logistique mensuel de la base et le transmet à son supérieur hiérarchique.
Il/(Elle) participe aux réunions internes de l’organisation.
Il/(Elle) assure une communication efficace des informations aux autres services de la base.