Assistant(e) de projets – Yaoundé
HSD MELT – CAMEROUN
Yaoundé, Centre, Cameroon
·24 Jun. 2023
·Non spécifié
·Secrétaire - Assistant(e)
·Assistant(e) de direction
Description
Notre client, Organisme financier d’aide publique au développement recherche pour le développement de ses activités au Cameroun -Yaoundé un(e) assistant(e) de projets.
Missions / Responsabilités / Activités
Assistance/Appui aux projets :
L’Assistant(e) de projets devra effectuer la gamme complète des travaux de soutien administratif en appui à l’équipe du Pôle Développement humain et Gouvernance (DHG). De façon spécifique il s’agira de :
L’Assistant(e) de projets devra effectuer la gamme complète des travaux de soutien administratif en appui à l’équipe du Pôle Développement humain et Gouvernance (DHG). De façon spécifique il s’agira de :
- Gérer de façon proactive les agendas des chargé(e) s de mission/projet du Service, s’assurer de l’enregistrement effectif des échéances et de la coordination avec le Pôle Logistique pour les déplacements y afférents.
- Servir comme point d’entrée pour toutes les requêtes concernant le Service.
- Répondre aux questions internes et externes sur le Service DHG, si nécessaire, prendre les messages et/ou questions, et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Planifier, organiser et assurer le suivi des missions des équipes opérationnelles du pôle (responsables d’équipes projets, chargés de mission/projets, consultant).
- Effectuer l’enregistrement des courriers "départ" et la diffusion des courriers "arrivée" de l’Agence.
- Assurer la rédaction et la diffusion des courriers opérationnels standards du Pôle (lettres d’invitation, lettres d’annonce de mission, Avis de Non Objection (ANO), Aide-mémoires etc…).
- Maintenir à jour les systèmes d’archivage électroniques et physiques des dossiers projets du Service.
- Suivre et maintenir à jour les tableaux de bord et autres outils de suivi opérationnels du Pôle (tableaux de suivi des ANO, Dossier Permanent,…).
- Assister les chargés de mission/projets dans le suivi des dossiers liés aux activités.
- Assister l’équipe du Pôle pour toutes les tâches de photocopie, reliure, scan de documents et produire les compte rendus des réunions de pôle.
- Appuyer les phases ‘intérim et/ou de vacance de poste des chargés de mission / de projets en garantissant une passation fluide (traitement des dossiers, tri des courriers, rédaction des correspondances, gestion des interlocuteurs).
- Coordonner et suivre les activités du bureau pour le compte de l’Agence de Yaoundé (diffusion des programmes de séminaires).
- Organiser les tests de sélection des candidats aux programmes diplômants
- Fournir un appui logistique aux candidats retenus (inscription en ligne demande de visa, hébergement) pour toute formation tenue à l’étranger
- Assister les candidats dans les inscriptions aux différents séminaires et facturation.
- Maintenir et faire vivre la relation entre l’organisme et l’Association des Anciens
- Coordonner l’organisation logistique des séminaires tenus au Cameroun.
- Tenir à jour les tableaux statistiques relatifs aux formations des cadres locaux.
- Suivre les questions de facturation des séminaires et les règlements.
- Organisation en binôme (permanences, congés, etc.) avec l’Assistante du Pôle « Vert »
- Autres missions ponctuelles.
Compétences / Exigences / Qualités
L’assistant(e) de projet sélectionné(e) devra disposer des qualifications suivantes :
- Diplômé(e) d’un minimum BAC + 2 (BTS, DUT, etc.) en secrétariat de direction, ou secrétariat bureautique, informatique de gestion, en communication, sciences sociales ou dans des disciplines connexes.
- Une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) années dans un poste similaire.
- Une expérience minimum d’au moins trois (3) ans dans l’appui à la gestion et au suivi de projets de développement à financements extérieurs au Cameroun.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français, avec une bonne connaissance pratique de l’anglais.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint…) et communication digitale (Outlook, Skype,…).
- Dotée d'une forte polyvalence, dynamisme, rigueur, discrétion ; d'une très bonne capacité d'adaptation, faisant preuve d'une grande autonomie, d'organisation dans le travail, d'un très bon sens relationnel et de réelles capacités de communication, de rédaction, d'analyse et de synthèse.
Profil du candidat
» Niveau d'expérience: Expérimenté
» Années d'expérience: Entre 5 ans et 8 ans
» Niveau Académique Minimum: Bac+2 (BTS / HND,...)
» Années d'expérience: Entre 5 ans et 8 ans
» Niveau Académique Minimum: Bac+2 (BTS / HND,...)
Documents de candidature
» Curriculum Vitae
NOTE: LES ARNAQUEURS SONT DE PLUS EN PLUS ASTUCIEUX! N'envoyez jamais de l'argent à un inconnu au cours d'un recrutement quelle que soit la raison! Et Si vous devriez le faire, que ce soit à vos PROPRES RISQUES!
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