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Program Admin Assistant – Douala

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation

Douala, Littoral, Cameroon

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04 Mar. 2023

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Non spécifié

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Humanitaire

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Autres

Description
Fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative / financière, de la logistique, coordination des stocks sur le terrain ainsi que la liaison entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes, faciliter la planification et l’exécution dans les délais des tâches mutuelles
Missions / Responsabilités / Activités
Support et coordination aux achats
  • Collecte hebdomadaire des formulaires de demande d’approvisionnement auprès des responsables de site dans le district sous sa charge
  • Consolidation de tous les formulaires de demande d'achat du site en un formulaire principal et le soumet au directeur du projet pour approbation, en assure le suivi et le soumet au service des achats ;
  • Tient un journal des PRF principaux soumis par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux AT et à l'ELT du Cameroun sur l'état des achats.
  • Fournit la liste de distribution au responsable des stocks et vérifie que les fournitures / produits ont été distribués et reçus sur les sites conformément aux spécifications du PRF.
Support et coordination finance
  • Recueille les demandes d’avances approuvées des personnels du district sous sa charge
  • Confirme que les activités figurant dans les demandes d’avances figurent dans le budget / workplan validé du projet et les soumet pour financement.
  • S'assure que les finances traitent les demandes d’avances dans le respect des délais et fournit des mises à jour hebdomadaires aux équipes de district sous sa charge.
  • Collabore avec l’équipe des finances et les équipes de district pour la soumission des pièces justificatives des paiements mobile.
  • Lorsqu’autorisé, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien pour adolescents en coordination avec les responsables du site et l'équipe des finances
  • Collabore avec l'équipe des finances pour fournir les rapports de demandes d’avances qui sont en attente aux responsables de district, et acheminer toutes les avances en attente de plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur de pays.
  • Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe des finances pour veiller à ce que toutes les fiches de présences des équipes de district sous sa charge sont soumises à temps.
Autre support admin et coordination
  • Coordonne la logistique pour les ateliers, séminaires et formations pour les districts sous sa charge
  • Documenter les comptes rendus de réunion en cas de besoin
  • Autres tâches telles qu’assignées par le superviseur
Indicateurs de performance de l’admin programme
  • Proportion du soutien logistique et administratif fourni au personnel du programme selon les besoins. 100%
  • Proportion des demandes d’avance d’activité, soumises à l’approbation chaque mardi de la semaine. 100%
  • PRF approuvés et envoyés à l’approvisionnement sous 10 jours ouvrables avant l’activité prévue. 100%
  • Assurer que plus de 95% des avances effectuées sont apurées dans les 10 jours suivant la fin de l'activité.
  • Assurer que la fiche résumée des demandes d’avance hebdomadaire est mise à jour et partagée chaque semaine.
  • Soumettre les pièces justificatives des formations à régler pour paiement dès le premier jour pour la première partie du paiement, puis tous les documents restants deux jours ouvrables après la formation> 95%.
Profil du candidat
NOTE: LES ARNAQUEURS SONT DE PLUS EN PLUS ASTUCIEUX! N'envoyez jamais de l'argent à un inconnu au cours d'un recrutement quelle que soit la raison! Et Si vous devriez le faire, que ce soit à vos PROPRES RISQUES!
Instructions de candidature
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